Hồ sơ năng lực đóng vai trò then chốt trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp như thẩm định, đấu thầu, chọn thầu, mở rộng hợp tác… Ngoài ra, đây cũng là một trong những cách tốt nhất để giới thiệu doanh nghiệp. Chính vì vậy, thiết kế hồ sơ năng lực công ty thương mại luôn được doanh nghiệp xem trọng. Vậy bộ hồ sơ năng lực công ty thương mại cần có những gì? Hãy cùng S’Pencil Agency tìm hiểu qua nội dung dưới đây nhé!
1. Thiết kế hồ sơ năng lực công ty thương mại
Các công ty thương mại cũng đang sử dụng hồ sơ năng lực như một công cụ để quảng bá thương hiệu, thu hút khách hàng, mở ra cơ hội tăng doanh số cho các sản phẩm, mặt hàng mà công ty cung cấp.
Mẫu hồ sơ năng lựu công ty thương mại
Thiết kế hồ sơ năng lực công ty thương mại là quá trình thu thập thông tin, biên tập nội dung và thiết kế sáng tạo hồ sơ tài liệu tổng thể của một doanh nghiệp. Công việc này yêu cầu kỹ năng trình bày thông tin logic; khả năng sử dụng ngôn ngữ linh hoạt; cấu trúc câu hợp lý và lựa chọn thông tin, thiết kế tỉ mỉ. Mẫu hồ sơ năng lực công ty thương mại tiêu chuẩn luôn đảm bảo các yêu cầu cơ bản:
- Số trang tiêu chuẩn dao động trong khoảng 12-32 trang. Tuy nhiên, cần đảm bảo số trang chia hết cho 4 để thuận tiện cho việc in ấn.
- Số lượng trang sẽ thay đổi tùy theo nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp. Cụ thể hơn, doanh nghiệp mới thành lập nên cân đối 12-20 trang. Đặc biệt, với doanh nghiệp lâu năm, nhiều hoạt động cùng khối lượng dự án lớn nên số trang hồ sơ năng lượng cũng sẽ tăng từ 20 trang trở lên.
- Màu sắc, bố cục đồng bộ với logo và các ấn phẩm nhận diện thương hiệu.
- Hình ảnh sắc nét, thể hiện rõ được ngành nghề kinh doanh của công ty.
2. Lợi ích khi thiết kế hồ sơ năng lực công ty thương mại
Việc sở hữu một thiết kế hồ sơ năng lực công ty thương mại chuyên nghiệp, sáng tạo góp phần không nhỏ vào thành công trong việc:
- Giúp đối tác, khách hàng có cái nhìn bao quát về thế mạnh, năng lực, tiềm lực và mức độ phù hợp để hợp tác.
- Là công cụ hỗ trợ bộ phận kinh doanh đắc lực trong chiến lược bán hàng, hợp tác hay giới thiệu năng lực, chinh phục những đối tác, khách hàng khó tính nhất.
- Là một cách thức PR khéo léo năng lực và điểm khác biệt của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh. Trên thực tế, bạn có thể thấy các tập đoàn lớn đều sở hữu mẫu hồ sơ năng lực công ty thương mại đạt đủ tiêu chí từ nội dung đến hình thức.
- Khi tham gia đấu thầu, nếu doanh nghiệp sở hữu hồ sơ năng lực có nội dung hấp dẫn, thiết kế đẹp mắt cùng số liệu, thành tích rõ ràng sẽ thu hút sự đầu tư và tăng khả năng trúng thầu hơn bình thường.
- Nâng cao hình ảnh và mức độ uy tín, chuyên nghiệp của doanh nghiệp cũng như khả năng đáp ứng yêu cầu kinh doanh cần có.
- Là một tài liệu quý giá góp phần quảng bá thương hiệu hay xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp.
Hồ sơ năng lực công ty thương mại đóng vai trò quan trọng trong quá trình truyền thông, bán hàng và ký kết hợp tác của mỗi doanh nghiệp. Cụ thể ấn phẩm có những vai trò sau:
- Trình bày khái quát thông tin về công ty, giúp khách hàng dễ dàng tìm hiểu về doanh nghiệp. Đội ngũ kinh doanh cũng rút ngắn đáng kể thời gian giới thiệu công ty trong các buổi gặp mặt, đàm phán ký kết hợp đồng.
- Thiết kế hồ sơ năng lực công ty thương mại giúp đơn vị tạo dựng ấn tượng trước đối tác, khách hàng. Gia tăng cơ hội hợp tác, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.
- Trong nội bộ doanh nghiệp, hồ sơ năng lực công ty thương mại giúp các phòng ban nắm bắt được thế mạnh, tầm nhìn, sứ mệnh và tình hình kinh doanh của công ty. Từ đây tạo nên một tập thể giàu mạnh, phát triển theo mục tiêu chung đề ra.
- Hồ sơ năng lực chuyên nghiệp, sáng tạo là phương thức quảng bá thương hiệu nhanh chóng. Tạo sự uy tín, đáng tin cậy, giúp khách hàng an tâm hơn khi trải nghiệm dịch vụ, sản phẩm của công ty.
Đọc thêm: 50 mẫu hồ sơ năng lực công ty nội thất đẹp, chuyên nghiệp và ấn tượng
3. Hướng dẫn thiết kế hồ sơ năng lực công ty thương mại
Dựa trên ngành nghề, lĩnh vực và bản sắc thương hiệu mà công ty sẽ quyết định phong cách, định dạng, màu sắc của cuốn hồ sơ năng lực trông như thế nào. Tuy nhiên, một cuốn hồ sơ năng lực tiêu chuẩn luôn có những nội dung mấu chốt sau đây:
3.1. Trang bìa
Trang bìa đầu của mẫu hồ sơ năng lực công ty thương mại là một trong những yếu tố gây ấn tượng đầu tiên với đối tác, khách hàng. Doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị thiết kế để nghiên cứu ý tưởng và chọn ra concept phù hợp với ngành nghề, các yếu tố nhận diện thương hiệu, Nội dung sẽ bao gồm logo, tên công ty, slogan, biểu tượng lĩnh vực kinh doanh và tên ấn phẩm.
Đối với trang bìa cuối, thiết kế thường đồng nhất với trang bìa đầu. Nội dung gồm có thông tin liên hệ (tên công ty, hotline, fax, website, email…), logo và địa chỉ các chi nhánh, văn phòng đại diện.
Trang bài hồ sơ năng lực công ty thương mại
3.2. Mục lục tóm tắt và thư ngỏ
Mục lục là danh sách các danh mục nội dung trong hồ sơ năng lực với vị trí số trang tương ứng.
Thư ngỏ là phần quan trọng nhất để gửi lời chào, lời giới thiệu và lời giới thiệu về doanh nghiệp. Độ dài của thư ngỏ không dài chỉ chiếm 1 trang A4. Các thông tin cần phân theo từng đoạn văn ngắn với từng chủ đề riêng, rõ ràng, mạch lạc và súc tích. Bạn có thể tham khảo cấu trúc của một bức thư ngỏ như sau:
- Mở đầu: Ghi rõ tên công ty với lời chào và lời chúc gửi đến đối tác, khách hàng.
- Giới thiệu sơ bộ: Giới thiệu về công ty bao gồm ngành nghề, sản phẩm, dịch vụ mà công ty đang kinh doanh. Nếu là công ty lâu đời hãy nhấn mạnh vào số năm kinh nghiệm.
- Giới thiệu về đội ngũ nhân sự: Cần nêu rõ trình độ, năng lực và tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự.
- Thể hiện năng lực: Hãy đưa ra năng lực sản xuất, hệ thống máy móc, công nghệ và các thành tựu đạt được.
- Cam kết: Cần đưa ra các cam kết bảo hành, bảo dưỡng và chăm sóc khách hàng khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của công ty.
- Tốc độ tăng trưởng: Để tạo sự tin tưởng, công ty nên cung cấp thông tin về mức độ tăng trưởng sau một thời gian hoạt động. Đó có thể là dạng liệt kê các con số nổi bật hay dạng biểu đồ.
Trang mục lục và thư ngỏ
3.3. Giới thiệu về thông tin công ty
Để đối tác, khách hàng hiểu và yên tâm về doanh nghiệp của bạn, hãy giới thiệu công ty thật rõ ràng và đầy đủ. Đặc biệt, tên công ty nên viết chi tiết để tránh nhầm lẫn với công ty khác.
– Giới thiệu về công ty: năm thành lập, quy mô, triết lý kinh doanh, tiềm lực và những giá trị doanh nghiệp mang tới cho đối tác, khách hàng.
– Thông tin sơ bộ về doanh nghiệp:
- Tên giao dịch công ty đăng ký (ví dụ song ngữ Anh – Việt) và tên viết tắt.
- Người đại diện pháp lý
- Trụ sở chính
- Lĩnh vực kinh doanh
- Ngày thành lập
- Vốn điều lệ
- Mã số thuế
– Lịch sử hình thành và phát triển: Những dấu mốc và sự kiện quan trọng trong quá trình xây dựng và hoạt động của doanh nghiệp.
– Giấy phép hoạt động kinh doanh.
– Sơ đồ tổ chức.
Giới thiệu công ty
3.4. Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và những triết lý kinh doanh của công ty thương mại
Trong hồ sơ năng lực công ty thương mại, đây là thông tin giúp khách hàng cảm thấy yên tâm hơn khi hợp tác, làm việc. Trong đó, tầm nhìn chiến lược là mục tiêu dài hạn của công ty hướng đến. Giá trị cốt lõi và những triết lý kinh doanh sẽ là tiêu chuẩn để doanh nghiệp dựa vào khi đưa ra quyết định hoạt động hoặc vận hành bộ máy. Cuối cùng, sứ mệnh là nhiệm vụ tổ chức đặt ra khi thành lập.
3.5. Hình ảnh và thông tin cơ bản của các cán bộ chủ chốt
Để một công ty hoạt động tốt sẽ không thể thiếu bộ máy lãnh đạo dày dặn kinh nghiệm cùng khả năng dẫn dắt nhân viên và tư duy chiến lược dài hạn. Thông thường nội dung này sẽ được xếp ngay dưới sơ đồ tổ chức. Việc thể hiện rõ cấu trúc tổ chức của công ty, vị trí, chức danh của từng bộ phận sẽ giúp đối tác, khách hàng và nhà thầu hiểu rõ quy mô; dễ dàng tiếp cận, liên hệ hợp tác..
3.6. Chính sách và lĩnh vực hoạt động
Chính sách, tiêu chuẩn và phương án kiểm soát chất lượng là thông tin đặc biệt được quan tâm. Qua thông tin này, người đọc có thể đánh giá được chất lượng sản phẩm, dịch vụ và độ chuyên nghiệp, uy tín của doanh nghiệp.
Với một công ty thương mại hoạt động đa lĩnh vực, doanh nghiệp nên chọn các lĩnh vực mũi nhọn và sản phẩm, dịch vụ muốn đẩy mạnh hoặc làm tốt để giới thiệu thay vì liệt kê hết tất cả.
Lĩnh vực hoạt động
3.7. Các công trình tiêu biểu
Những thông tin, hình ảnh về các dự án hoàn thành, bằng khen, giấy khen mà doanh nghiệp đã đạt được sẽ thêm phần tạo sự tin tưởng nơi đối tác và khách hàng. Đồng thời, điều này giúp bộ hồ sơ đạt hiệu quả quảng bá thương hiệu tốt hơn cho doanh nghiệp.
Khi thiết kế hồ sơ năng lực công ty thương mại mà doanh nghiệp mới thành lập và doanh nghiệp lâu đời nên lưu ý:
- Đối với công ty mới thành lập hoặc quy mô nhỏ, có ít dự án triển khai hãy tập trung vào phần giới thiệu năng lực, giải pháp và các cam kết đảm bảo chất lượng. Chọn lọc những dự án chất lượng với sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp muốn đối tác, khách hàng hợp tác,
- Đối với công ty lớn hơn, tập trung vào các dự án đã triển khai cùng thành tích đạt được sẽ chứng minh năng lực thực sự.
3.8. Quy trình triển khai công việc
Đối tác, khách hàng và nhà đầu tư cần nắm được các bước triển khai khi ký kết hợp đồng nhằm tránh việc nhầm lẫn, lộn xộn hoặc sai sót trong quá trình hợp tác. Vì vậy, doanh nghiệp cần làm rõ quy trình theo từng bước với nội dung diễn giải ngắn gọn.
Quy trình triển khai công việc
Xem thêm: 30 mẫu hồ sơ năng lực công ty xây dựng chuẩn, đẹp và chuyên nghiệp
4. Những lưu ý khi thiết kế hồ sơ năng lực công ty thương mại
Với những lợi ích mà hồ sơ năng lực mang lại, chắc hẳn bạn sẽ muốn bắt tay vào thực hiện ngay. Tuy nhiên, có một vài lưu ý sau đây mà doanh nghiệp cần biết để sở hữu mẫu hồ sơ năng lực công ty thương mại như mong muốn.
- Việc đầu tiên, hãy tìm kiếm và tham khảo nhiều đơn vị thiết kế hồ sơ năng lực khác nhau để chọn ra đơn vị phù hợp.
- Hình ảnh sử dụng trong hồ sơ năng lực đảm bảo chất lượng cao và thể hiện được phong cách doanh nghiệp. Tốt nhất dạng ảnh nên là vector hoặc png, được chụp bởi máy ảnh chuyên nghiệp hoặc ảnh thiết kế 3D.
- Không nên sao chép từ bất cứ tài liệu nào. Đặc biệt là tài liệu mà khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy trên internet.
- Màu sắc nhất quán với logo và bộ nhận diện thương hiệu. Để đảm bảo yếu tố hài hòa nên sử dụng 1 màu chủ đạo là màu nhận diện thương hiệu và 2-3 màu bổ trợ trong hệ thống nhận diện thương hiệu.
- Concept thiết kế cần thống nhất từ trang đầu đến trang cuối. Điều này giúp tránh tình trạng lộn xộn, không làm rời rạc nội dung cần truyền tải.
- Không nên sử dụng quá 2 font chữ và font chữ nên dễ nhìn.
- Hạn chế việc sử dụng quá nhiều yếu tố đồ họa hay phần tử thiết kế (hình ảnh, text, biểu tượng, màu sắc,…) trong một trang.
- Bố cục hồ sơ năng lực nên đi theo một trình tự logic. Chú ý trình bày một cách mạch lạc, khoa học và chuyên nghiệp.
- Xác định thông điệp muốn truyền tải qua ấn phẩm là gì. Từ đó, chuẩn bị những tư liệu phù hợp để biên tập nội dung và thiết kế profile. Đảm bảo các tư liệu được cập nhật mới nhất, sắp xếp theo một hệ thống.
- Văn phong hiện đại, chú ý các lỗi chính tả, lỗi sử dụng câu từ và sắp xếp các phần tử thiết kế rõ ràng, dễ nhìn.
- Thông điệp được truyền tải qua những nội dung có trong profile cần được nhất quán và cô đọng. Tránh tình trạng lan man, dài dòng và đi lạc chủ đề.
- Suy cho cùng, nếu thiết kế đẹp, ấn tượng nhưng không truyền tải được thông điệp gì sẽ là một sự thiệt thòi đối với doanh nghiệp.
Trên đây là những thông tin về thiết kế hồ sơ năng lực công ty thương mại mà S’Pencil muốn chia sẻ đến mọi người. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ làm hồ sơ năng lực công ty chuyên nghiệp, chúng tôi chính là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn!
Với hơn 10 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ thiết kế sáng tạo và am hiểu nghề, S’Pencil luôn sẵn sàng cùng bạn hoàn thiện mẫu hồ sơ năng lực đạt tiêu chuẩn với thời gian nhanh chóng, mức giá phù hợp, chất lượng tốt nhất.
S’Pencil Agency – Thiết Kế Thương Hiệu Chuyên Nghiệp
- Miền Bắc: Lô 21 – KBT Thanh Xuân Residence – 35 Lê Văn Thiêm, Thanh Xuân, Hà Nội.
- Miền Nam: 69C Trần Quang Diệu, Phường 14, Quận 3. TP.Hồ Chí Minh
- Website: https://spencil.vn/
- Hotline: 0985.280.591 – 0982.327.444
- Email: info@spencil.vn
Có thể bạn quan tâm: Thiết kế profile công ty chuyên nghiệp tăng 300% doanh số bán hàng
